CyDN - 社内ソーシャルウェア？

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社内ソーシャルウェア？

こんにちは。プロダクトマネージャーの丹野です。

SNS やソーシャルブックマーク、ソーシャルニュースサイトなど、ソーシャル系・ Web 2.0 系の便利なサイトが増えてきています。

こういったソーシャル系ツールはイントラでも有用なのでしょうか？サイボウズでは実際にソーシャルソフトウェアのプロトタイプを作成して社内導入し、有効性を検証しています。

今回はそんな社内の実験を少しだけご紹介します。

社内ソーシャルブックマーク

図は社内ソーシャルブックマークのプロトタイプ、 tagboat のキャプチャです。

図 1 社内ソーシャルブックマーク / tagboat

はてなブックマークや del.icio.us と同様、ブックマークをタグで分類したり、他のユーザーに公開したりすることができます。

プロトタイプを作るにあたって想定した利用方法は次の三つです。

1．ニュースクリップの共有

業務に関連するニュース記事やブログ記事の共有です。

サイボウズ社内のグループウェアの掲示板には「 ITNews 」というスレッドがあり、グループウェア業界に関するニュースをみんなで投稿して共有しています。このスレッドをソーシャルブックマークで置き換えることを考えました。

掲示板では引用記事に対してみんなが所感をコメントします。そのためトップページには最近登録されたブックマークの一覧を表示し、ブックマークにコメントを投稿できるようにしました。

図 2 ブックマークにコメント

2．グループウェア上の情報の整理

さまざまなツールに散在する情報を社内ソーシャルブックマークで一元管理したいと考えました。

たとえば、社内のグループウェアのファイル管理にアップされている同僚が作った企画書や社内 Wiki にある製品の仕様書など、後々参考にしたい情報はタグをつけてブックマークしておきます。必要になったときにタグやキーワードでブックマークを検索します。

ブックマークを検索することで、擬似的に複数の情報システムにまたがった検索が可能になります。他の社員のブックマークも検索対象にできるので、他の人がブックマークした有益な情報が見つかるかもしれません。

次の図は法務部知財担当のタグクラウドです。タグクラウドをみることで、社員がどんな領域に専門性や関心を持っているかを可視化できます。いわゆる、 Know-Who の効果が期待できます。

図 3 法務部知財担当のタグクラウド

最近では企業内検索ツール（エンタープライズサーチ）が注目されているようですが、まだまだ価格的にも導入のハードルが高い製品です。また、社内文書は被リンク数などで情報の価値を評価することが困難です。ソーシャルブックマークではブックマーク数によって情報の評価ができます。

もしかしたら社内ソーシャルブックマークツールは、エンタープライズサーチの代替品になる可能性もあるかもしれないと考えています。

3．あとで処理すべきタスクの一時登録

あとで処理すべきメールやコメントしたい掲示板に「あとで読む」タグをつけてブックマークします。

たとえば、グループウェアの掲示板で「健康診断のお知らせ、ｘ月ｘ日までに申し込みをしてください。」といった通達があった、だけど他の業務に追われているのであとで処理したい、というときはとりあえず「あとで処理」というタグをつけてブックマークしておくわけです。

「あとで読む」は To-Do として管理したほうがいい

さて、3番目のようなテンポラリのブックマークは To-Do 管理ツールで管理したほうがいいのかな、と考えて作ったのが次のツールです。

図 4 タスク管理ツール / Genmai

To-Do をカテゴリに分類して登録できます。 To-Do はブックマークレット経由でも登録できます。掲示板やメールのタイトルを選択してブックマークレットを起動することで、タイトルが選択範囲、URL が本文になる To-Do として登録されます。（これは Web グループウェアならではの使い方ですね。）

カテゴリにタスクを分けてしまうと、今日やるべきタスクを一覧できません。カテゴリをいちいち開いていると、今日やらなくていいタスクまで目に入って気になってしまう。そこでつけたのが 「今日やる」ボタンです。今日やるボタンを押すと、今日のタスク欄に表示されます。これで今日やるべきことに集中できる。ちょっとだけ GTD な感じです。

図 5 今日やるボタン